青山学院大学ESS・OB会_青山学院校友会

個人情報の取扱と保護についての基本方針

2020.12.27 更新

「青山学院大学ESS・OB会　個人情報の取扱と保護についての基本方針」
2020年12月27日策定

青山学院大学ESS・OB会では多くの個人データを保有しており、個人情報保護法の云う「事業者」に該当する。OB会独自の「個人情報の取扱と保護についての基本方針」を作成し確認する。
これは、個人データの管理方法や利用目的、取扱い、第三者提供についての考え方等を明記して、保護方針を掲げることで会員からの信頼をより確かなものとし、今後のOB会活動について幅広い理解を示していただくことを目的とする。

1. 取得目的

会員情報は、会員相互の親睦をはかり、青山学院大学ESSとの交流を通して、同ESSと母校の発展に資する目的のために、これを取得する。

2. 目的内の利用

会員情報は、上記1.の目的のため、以下の事項に利用する。
１）会員名簿の作成
２）総会、各種イベント・懇親会等の通知
３）本会が発行する各種広報資料の提供（会報、ホームページ、SNS、
レターメール等）
４）その他前記1,の目的に資する事項

3. 取得情報の保護、管理

(取得情報)
会員の個人情報とは、氏名、住所、卒業年度、顔写真などから「個人を特定できるもの」であり、また、必ずしも個人情報保護法上の個人情報には該当しない職歴、勤務先、所属していたセクション、趣味嗜好などプライバシーについても取得した場合、その管理、公表については十分な注意をもって行わなくてはならない。

(正確性、最新性を保持)
取得情報は、正確に保ち、最新の内容に保つよう心掛けなければならない。

（取扱い担当者）
個人情報の管理は、会長ならびに会長が指名したOB会役員が管理権限者として、取得情報のデータベースの閲覧、変更、保管、アウトプット等を行うものとする。

4. 第三者への提供

目的内に必要な場合には、例えば会報発送業者への供与等、これを役員会の事前承諾のもとに認めるものとする。
その他の場合には、会員各自への事前の通知、承諾をもって行えるものとする。

5. 会員本人からの開示要請

OB会が保持する会員の個人情報について、会員本人から確認、開示要請があった場合には、これに速やかに応じなくてはならない。また内容の訂正、削除、追加の要請があった場合にも、これに速やかに応じなくてはならない。

6. HPなど、インターネット上の個人情報等の取扱い

近年のデジタル・コミュニケーション活発化の中で、OB会活動においてもインターネットの活用は増加している。一方、誰でもが広くアクセス可能なHP、さらに拡散性の高いSNS等、インターネット上に個人情報、プライバシーに関する情報を公表することは、会員が思わぬ不利益を被る可能性もあることから、取扱いに注意を払う必要がある。このため公表は以下を原則として取扱うものとする。
・原則、会員の所属する企業名は掲載せず、必要に応じて業界業種名等で補足する。
・原則、OBOGと現役ともに苗字だけの表記とする（ファーストネームは削除）
・例外としてOB会役員、既に社会的に知名度が認められている有名OBOGはフルネームとする
・原則、ポートレート写真は掲載しない
・集合写真、スナップ写真は掲載するが、写真が誰であるか特定できる記述はしない。
・ESS各種大会の受賞者リストは掲載しない。
・上記を原則とするが、個別に本人の許諾・要望を文書にて得た場合には、これを可能とする場合もある。

【お問合せ窓口】
青山学院大学ESS・OB会の個人情報の取扱と保護に関するお問合せにつきましては本会個人情報問合せ窓口までご連絡ください。
青山学院大学ESS・OB会個人情報問合せ窓口
メールアドレスkmon49green@yahoo.co.jp